ART. 35. Le montant des retenues opérées sur les traitements en vertu de peines disciplinaires est versé à la caisse des veuves et orphelins du ministère des affaires étrangères, conformément à la loi du 21 juillet 1844.

CHAPITRE VII.

DISPOSITIONS GÉNÉRALES.

ART. 36. - Le ministre fixe par des règlements, conformément aux principes établis par le présent arrêté, les relations de service, les devoirs des fonctionnaires et employés, ainsi que toutes les mesures relatives au travail et à l'ordre des bureaux.

Les dispositions relatives au matériel et aux fournitures font l'objet d'un règlement spécial.

ART. 37. Le ministre nomme les concierges, les huissiers, messagers et gens de service attachés à son département; il règle le service de chacun d'eux, ainsi que les punitions disciplinaires.

ART. 38. Toutes les dispositions antérieures concernant l'organisation et le service de l'administration centrale sont abrogées.

ART. 39. Notre ministre des affaires étrangères est chargé de

Vu l'arrêté royal du 15 décembre 1875, concernant l'organisation de l'administration centrale du département des affaires étrangères; Vu spécialement l'article 39 ainsi conçu :

Le ministre fixe par des règlements, conformément aux principes

établis par le présent arrêté, les relations de service, les devoirs des fonctionnaires et employés, ainsi que toutes les mesures relatives au travail et à l'ordre des bureaux;

Arrête :

CHAPITRE PREMIER.

PERSONNEL.

ARTICLE PREMIER. - Il est tenu au secrétariat général une liste permanente, par ordre d'ancienneté, de tous les fonctionnaires et employés de l'administration centrale, ainsi qu'un registre contenant les états de leurs services.

Les mutations y sont exactement annotées.

ART. 2. Les fonctionnaires ou employés prennent rang entre eux d'après les règles tracées par les articles 3 et 4 de l'arrêté organique de l'administration centrale.

Tout conflit d'attributions ou de préséance est déféré au ministre par l'intermédiaire du secrétaire général. Les chefs de service sous les ordres desquels se trouvent les fonctionnaires intéressés sont toujours entendus.

ART. 3. Lorsqu'une place devient vacante dans l'administration, le secrétaire général soumet au ministre les propositions nécessaires, les chefs de service entendus.

S'il y a lieu de pourvoir à une nouvelle nomination, ou en cas de promotion, il sera procédé conformément au règlement concernant les examens et l'épreuve prescrits par l'arrêté organique.

ART. 4.

- Avant d'entrer en fonctions, les fonctionnaires et employés prêtent, les chefs de service entre les mains du ministre et les autres entre les mains du secrétaire général, le serment prescrit par le décret du Congrès national du 20 juillet 1831.

Les pièces sont envoyées du cabinet du ministre au secrétaire général qui, avant de les distribuer aux chefs de service, les fait enregistrer à l'indicateur général.

La distribution se fait dans des portefeuilles portant une indication spéciale pour chaque direction ou division.

ART. 6. Si une pièce est remise à une direction ou division sans avoir passé par l'indicateur général, elle sera renvoyée au secrétariat général, à moins que le ministre n'ait fait traiter l'affaire d'urgence, et, dans ce cas encore, les pièces sont inscrites à l'indicateur général dans la journée, après avoir été vues par le secrétaire général.

ART. 7. Si le chef de service auquel une pièce est transmise de l'indicateur général, pense qu'elle ne rentre pas dans ses attributions, il la renvoie au secrétaire général avec une note motivée. En cas de doute, il en est référé par le secrétaire général au ministre, qui décide. Les pièces adressées par erreur au département sont renvoyées à leur destination par les soins du secrétaire général..

ART. 8. Les paquets destinés à l'administration sont remis au chef de bureau de l'enregistrement et de l'expédition, ou déposés, sous la surveillance de ce fonctionnnaire, dans un local désigné à cet effet. Les frais de port sont acquittés par le même chef de bureau, ou, sous son contrôle, par le concierge. Il rend compte de sa gestion à la direction de la comptabilité.

Les fonds ou valeurs quelconques annexés à des communications adressées au ministre sont transmis directement du cabinet du ministre au chef de bureau de l'enregistrement et de l'expédition, qui en reste dépositaire si le montant n'excède pas 100 fr. et qui les transmet à la caisse de la direction de la comptabilité si la somme dépasse ce chiffre.

Leur réception est constatée au moyen d'une mention apposée et paraphée par le chef de bureau de l'enregistrement et de l'expédition, ou par le directeur de la comptabilité, sur la dépêche à laquelle ils sont joints. Les fonds ne sont remis à l'employé expéditeur qu'au moment de l'expédition, laquelle est constatée par le registre de sortie.

ART. 9. Le secrétaire général transmet aux chefs de service les instructions que le ministre lui communique à cette fin, et il en surveille l'exécution.

CHAPITRE III.

TRAVAIL DANS LES BUREAUX.

ART. 10. Les chefs de service ont la direction et la responsabilité

du travail des employés sous leurs ordres.

ART. 11. Il est tenu, dans chaque direction ou division, des registres indicateurs pour les recherches des noms, des faits, des décisions, etc., et le classement des pièces.

La forme des indicateurs et autres registres d'ordre est réglée par le secrétaire général, les chefs de service entendus.

ART. 12. Les affaires générales ou qui ne rentrent dans les attributions spéciales d'aucun bureau du ministère sont inscrites au secrétariat. général et successivement communiquées, s'il y a lieu, aux directions ou divisions qu'elles pourraient concerner partiellement.

Si une pièce touche à plusieurs branches de service, elle est inscrite à la direction qu'elle concerne plus spécialement; elle est communiquée successivement aux autres directions ou divisions, soit en original, s'il suffit d'une simple information, soit en copie ou par extrait, si elle doit être traitée séparément dans chacune d'elles.

ART. 13. En marge des minutes, les rédacteurs indiqueront l'objet de la dépêche, le nombre et la nature des annexes et quelles annexes doivent être expédiées en copie.

Si elle répond à une communication émanant d'une administration publique, la dépêche rappellera, en marge, l'objet de la lettre à laquelle elle répond, ainsi que les numéros portés par celle-ci et désignant la branche de service à laquelle l'affaire ressortit et les divers indicateurs. Il est entendu que les dépêches adressées aux agents étrangers demeurent exclusivement soumises aux formes du protocole.

Les minutes des pièces de toute nature à soumettre au ministre, portent la signature du rédacteur et la date de la rédaction; elles sont paraphées par le chef de service et ensuite transmises avec le dossier au secrétaire général.

La minute de toute dépêche ou note impliquant une dépense doit être visée par le directeur de la comptabilité avant d'être envoyée au secrétaire général.

ART. 14. Tout ce qui concerne le protocole est du ressort de la direction politique; celle-ci, même quand il s'agit d'un document à rédiger par une autre direction, est appelée à préparer les parties de l'acte qui doivent être rédigées dans des termes consacrés par le protocole.

C'est aussi à la direction politique que doivent être déposées toutes les pièces qui concernent le protocole, ainsi que les minutes de pleins pouvoirs, de ratifications, etc.

ART. 15. L'instruction des affaires relatives à la collation de l'Ordre de Léopold aux fonctionnaires de l'administration centrale et aux étrangers est confiée à la direction des ordres et de la noblesse. Toutefois, lorsque l'admission dans l'ordre est provoquée par des motifs dont l'appréciation appartient directement aux autres branches de service, c'est à ces dernières qu'incombe le soin de faire l'instruction, de préparer les arrêtés de nomination et de rédiger les lettres d'envoi; les diverses pièces de la procédure seront néanmoins soumises au visa du chef de la division des ordres.

L'original de l'arrêté est remis à la division des ordres, qui fera parvenir les insignes au bureau de l'expédition avec la copie certifiée de l'arrêté qui tient lieu de brevet.

Il sera tenu à la division des ordres et de la noblesse un indicateur des dossiers relatifs à l'Ordre de Léopold conservés par les autres branches de service.

ART. 16. Les pièces de chaque direction sont adressées au secrétaire général jour par jour, à mesure que les affaires se traitent et de manière à ne point laisser s'accumuler le travail de plusieurs jours. ART. 17. Il ne pourra être apporté aucun changement à la rédaction des pièces paraphées par le ministre ou par le secrétaire général à moins qu'elles ne leur soient représentées.

--

ART. 18. Chaque dossier est accompagné d'un inventaire qui doit toujours être tenu au courant; il y est fait mention des notes analytiques

ou autres.

Tout dossier porte l'indication des autres dossiers qui se rattachent au même objet, même quand ces derniers appartiennent à diverses directions.